C'est le rôle dédié au Convention Bureau ou bureau des congrès créé en décembre 2007 et dirigé par Mireille Dartus. Quatre missions principales régissent son activité : la promotion de l'offre strasbourgeoise en terme d'équipements et de services liés aux foires, salons et congrès ; la prospection pour l'organisation d'événements nationaux et internationaux, l'accompagnement dans leur organisation et l'observation, dans le but d'optimiser le niveau de services attendus et de valoriser les retombées économiques.

90 établissements (CHR, traiteurs, agences de tourisme réceptif, agence de communication événementielle...) ont adhéré à la structure. Leur nom figure sur la plaquette diffusée par le Convention bureau qui travaille par ailleurs avec Strasbourg Evénements pusique "nous avons en charge de représenter Strasbourg et l'Alsace pour les séminaires, les congrès, les réunions", explique Mireille Dartus. La directrice de ce bureau des congrès confirme la tendance actuelle des entreprise à rationnaliser leurs déplacements, "on n'est plus d'aller tous azimuts" mais les marchés européens de proximité "cherchent à se recentrer sur des destinations accessibles, avec des frais de transport maitrisés et des prestations, pas tape à l'oeil!". Dans ce contexte "Strasbourg a une carte à jouer, la ville à une bonne notoriété, l'économie alsacienne, ses vins, mais aussi son université unique, son TGV-Est, sont des faits qui marquent les esprits et agissent en faire-valoir".

Le bureau des congrès communique sur la destination à travers des supports spécialisés ou par voie d'affichage dans les gares et aéroports. Il a également participé à plusieurs salons cibles, dont Imes, et sera présent en juin à Bruxelles, au salon "se réunir" en septembre et Heavent en novembre.